컨퍼런스 콜(Conference Call)이란, 컨퍼런스 콜 참여시 주의상항, 컨퍼런스 콜에서 사용되는 영어표현

안녕하세요, 나니깡이에요! 😊

 

오늘은 외국계 회사를 다니는 분들이 많이 사용하게 되는 컨퍼런스 콜(Conference Call)에 대해 이야기해보려고 해요. 저 역시 외국계 회사를 다니면서 컨퍼런스 콜을 자주 사용하게 되고 있어요. 제가 다니는 회사는 주 1~2일 정도는 재택을 하고 있고 모든 일이 협업으로 진행되고 있기 때문에 재택을 하더라도 하루 4~5시간은 계속 컨퍼런스 콜에 참여하고 있어요. 

 

 

컨퍼런스 콜은 예전 회사에서도 ㅇ Zoom이나 Teams로 여러번 참여했지만 예전에는 주로 주요 안내 사항을 듣기 위해 참여하는 정도였다면, 지금은 제가 OJT를 하며 경험한 것과 새로 배운 것들, 대처 방안들을 계속해서 발표하고 있어요. 발표자로 참여는 처음이다보니 익숙하지 않아서 실수도 많이 했어요. 계속 카메라도 꺼지구요. 😥

 

그래서 오늘은 컨퍼런스 콜이 뭔지, 영어로 컨퍼런스 콜 할 때 주의할 점, 그리고 알고 있으면 유용한 표현들에 대해 자세히 알려드릴게요!

 

컨퍼런스 콜이란?
컨퍼런스 콜(Conference Call)은 다수의 참가자가 동시에 전화나 화상으로 회의를 진행하는 방식을 말해요. 특히 외국계 회사에서는 시간과 장소에 구애받지 않고 여러 국가의 직원들이 모여 논의할 수 있는 중요한 업무 도구죠. 다양한 지역에 있는 사람들이 하나의 회의에 참여할 수 있어서 멀리 떨어진 팀원들 간의 소통에 아주 효과적이에요. 요즘에는 Zoom, Microsoft Teams, Google Meet 같은 화상 회의 툴을 사용한 컨퍼런스 콜도 많이 활용되고 있답니다.

컨퍼런스 콜을 할 때 주의할 점
컨퍼런스 콜은 오프라인 회의와 달리, 비언어적 소통이 제한되기 때문에 주의해야 할 점들이 있어요. 아래는 컨퍼런스 콜을 할 때 꼭 명심해야 할 몇 가지 사항이에요:

1. 미리 준비된 자료를 공유하자
컨퍼런스 콜은 물리적으로 서로 다른 장소에 있는 사람들이 참여하는 회의이기 때문에, 자료를 미리 공유하는 것이 매우 중요해요. 중요한 자료라면 참여자들에게 미리 팀메일 등을 통해 공유하는 것이 좋습니다!

2. 명확하고 간결하게 말하기
컨퍼런스 콜에서는 비언어적인 요소들이 잘 전달되지 않기 때문에 말을 할 때 명확하고 간결하게 표현하는 것이 중요해요. 목소리가 잘 들리지 않거나, 복잡한 설명은 오히려 오해를 불러일으킬 수 있어요. 짧고 핵심적인 문장을 사용해 상대방이 쉽게 이해할 수 있도록 해보세요.

3. 음향, 카메라 설정을 확인하자
컨퍼런스 콜에서 가장 중요한 것 중 하나가 소리와 카메라에요. 아무리 중요한 회의라도 소음이 많거나 음질이 나쁘면 원활하게 소통할 수 없겠죠? 따라서 회의 전에 반드시 인터넷 연결 상태와 마이크, 스피커가 잘 작동하는지 확인하는 것이 필수에요. 특히 카메라는 ㅠㅠ 제가 사용하는 노트북의 보안 때문에 자꾸 카메라가 꺼져서 처음에는 IT팀에 요청했었는데 이제는 복구 방법을 알았어요. 저 같은 경우는 팀즈 설정에서 device 설정에서 카메라를 한번 껐다가 켜면 되더라구요. 

4. 타인의 발언을 존중하고 중간에 끼어들지 않기
컨퍼런스 콜은 대면 회의와 달리 실시간으로 반응하기가 어렵기 때문에, 상대방이 말하는 도중에 끼어들면 소통이 혼란스러워질 수 있어요. 대화가 겹치지 않도록 노력해야죠. 상대방이 발언을 마칠 때까지 기다린 후에 말하는 것이 중요해요. 끼어들고 싶을 때는 적절한 타이밍에 "Excuse me"라고 양해를 구한 후에 발언하는 것이 좋아요.

5. 메모를 하며 집중하기
컨퍼런스 콜은 주로 음성으로만 진행되기 때문에, 중요한 내용을 놓치지 않기 위해 메모를 해두는 것이 좋아요. 또한, 이를 통해 회의 후에 중요한 결정을 빠르게 재확인할 수 있어요. 저는 notepad를 통해 내용을 정리하고 차후에 워드파일로 중요한 자료들을 함께 정리하는 것을 반복하고 있습니다. 

영어로 컨퍼런스 콜 할 때 유용한 표현

처음 영어로 컨퍼런스 콜을 하게 되면 조금 긴장되기도 하고, 낯설 수도 있어요. 바로 제가 그랬죠. 저는 영어도 미숙하고, 준비되지 않은 대화로 이어지면 당황해서 말을 더듬거든요 ㅠ 그래서 항상 참여할때 빨리 스크립트를 만들어 보기도 합니다. (빠르게 스크립트 만들 때는 chat GPT도 활용합니다.) 제가 컨퍼런스 콜을 참여하면서 자주 쓰는 표현들을 소개할게요!  

1. 시작할 때
"Can everyone hear me?" (다들 제 목소리가 잘 들리시나요?)
"Let's get started." (시작해볼까요.)
"Thank you all for joining the call today." (오늘 회의에 참석해주셔서 감사합니다.)

2. 진행 중
"Could you repeat that, please?" (다시 한 번 말씀해 주시겠어요?)
"I'd like to add something here." (여기에 한 마디 덧붙이고 싶습니다.)
"Let’s move on to the next agenda." (다음 주제로 넘어가죠.)
"Sorry to interrupt, but…" (말씀 중에 죄송하지만…)

3. 의견 동의 및 반박
"I see your point, but I have a different perspective." (무슨 말씀인지 알겠지만, 제 생각은 다릅니다.)
"I completely agree with that." (전적으로 동의합니다.)
"I’m not sure I agree with that." (그 점에 대해선 동의하기 어렵습니다.)

4. 회의 마무리
"Does anyone have any final comments?" (마지막으로 하실 말씀이 있으신가요?)
"Thanks everyone for your time today." (오늘 시간 내주셔서 감사합니다.)
"I’ll follow up with an email after the meeting." (회의 후 이메일로 후속 조치하겠습니다.)

컨퍼런스 콜 중 자주 겪는 문제 해결하기

컨퍼런스 콜을 하다 보면 종종 예상치 못한 문제가 생기기도 해요. 그럴 때 유용한 표현도 제가 최근에 어쩔 수 없이 배우게 되었네요. 

"I’m having trouble hearing you. Could you speak up a bit?" (잘 들리지 않는데, 조금 더 크게 말씀해 주시겠어요?)
"I think the connection is breaking up." (연결이 불안정한 것 같아요.)
"I apologize, but my camera isn't working at the moment." (죄송하지만 제 카메라가 현재 작동하지 않아요.)
"It seems like we’re having a problem with the screen share." (화면 공유에 문제가 있는 것 같아요.)

 

마무리하며
컨퍼런스 콜은 외국계 회사에서 중요한 소통 수단이에요. 특히 다국적 팀과 협업할 때는 더욱 필수적인 도구죠. 처음에는 조금 어려울 수 있지만, 위에서 소개한 주의할 점과 유용한 표현들을 활용하면 더욱 원활하게 회의를 진행할 수 있을 거예요. 컨퍼런스 콜에서 중요한 것은 명확한 의사소통과 상대방을 존중하는 태도니까, 항상 이 두 가지를 염두에 두고 회의를 진행해보세요! 😊

오늘도 모두 파이팅입니다!